En otras palabras, el gran diferencial de ECM es su robustez que permite una gestión completa sin dejar en la mano la eficiencia y la seguridad. Incorpora todas las demás herramientas mencionadas anteriormente, y por lo tanto permite:
Artworkículos relacionados: Plataforma de gestión de contenido empresarial Trabaja de manera inteligente con tus archivos. Archivo de documentos administrativos Descubre cómo podemos mejorar nuestro procedimiento de archivo de documentos administrativos. Digitalización de facturas de proveedores La llegada de la digitalización a las empresas ha cambiado de forma importante este tipo de procesos Te recomendamos: La digitalización de facturas de proveedor como un paso a la digitalización empresarial.
Privacidad y Brechas de Seguridad: Los proveedores de la nube pueden acceder a tus datos y archivos, lo que puede generar preocupaciones sobre la privacidad. Aunque la mayoría de los proveedores aplican medidas de seguridad, las brechas aún pueden ocurrir.
Como resultado, IDP minimize en gran medida el tiempo dedicado a procesar documentos y la incidencia de errores humanos.
Colaboración y control de versiones: facilita el trabajo en equipo mediante la edición colaborativa y documentos digitales mantiene un historial completo de cambios en los documentos.
La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos, así como automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización.
Cumplimiento y seguridad: incluye características avanzadas para asegurar la conformidad con normativas como el RGPD.
Falta de Manage: Al transferir la responsabilidad al proveedor, se pierde Regulate sobre la ubicación y gestión de los datos. Es importante conocer los acuerdos de nivel de servicio y las medidas de protección del proveedor.
Cumplimiento normativo y seguridad: ofreciendo medidas de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial y smart. Se pueden definir permisos y niveles de acceso para asegurar que solo las personas acreditadas puedan ver y modificar los documentos.
Una vez que se han identificado las necesidades y objetivos, el siguiente paso es seleccionar el DMS que mejor se adapte a estos requisitos:
Una vez que los documentos están en el sistema, puedes hacer seguimiento y gestionarlos, lo que aumenta la eficacia de los procesos internos, mejora la seguridad y lower los errores.
Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta del proyecto correspondiente, directamente desde la bandeja de entrada.
Almacene documentos en repositorios centralizados, lo que refuerza la seguridad y el cumplimiento legal;
Automatización de los flujos de trabajo, capaces de mejorar la eficiencia de la empresa y de reducir los errores manuales,